17-12-2024: Alles wat HR moet weten over de Wet verplichtstelling vertrouwenspersoon

Het is straks verplicht voor organisaties met minimaal 10 werknemers om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit moet ongewenst gedrag op de werkvloer helpen voorkomen.

In het kort

Als je organisatie meer dan 10 werknemers in dienst heeft, ben je verplicht om een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Hierbij heb je de vrijheid om te kiezen voor bijvoorbeeld een interne of externe vertrouwenspersoon.
Als HR-professional is het verstandig om de basistaken van de vertrouwenspersoon schriftelijk vast te leggen in bijvoorbeeld een meldregeling.
In de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) moet je als organisatie garanderen dat de vertrouwenspersoon voldoende tijd en middelen heeft voor een goede vervulling van zijn functie.
Houd er rekening mee dat een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht heeft ten aanzien van het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Hieronder valt ook de regeling tot het verplichtstellen van een vertrouwenspersoon.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan overgaan tot het opleggen van een waarschuwing, eis tot naleving van de wet of een bestuurlijke boete, wanneer een werkgever geen vertrouwenspersoon heeft aangesteld

Basisregels Wet verplichtstelling vertrouwenspersoon

Minimaal 10 werknemers

Op basis van de nieuwe wet moet een werkgever met ten minste 10 werknemers minimaal 1 vertrouwenspersoon aanstellen. Daarbij heeft de werkgever keuzevrijheid.

Zo kan een organisatie ervoor kiezen om een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. De werkgever kan er ook voor kiezen om zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon aan te wijzen.

Het kabinet bekijkt op een later moment of organisaties met minder dan 10 werknemers ook onder de reikwijdte van de wet kunnen vallen. De financiële impact en de regeldruk voor kleine werkgevers zijn daarbij factoren waarmee het kabinet rekening houdt.

Takenpakket vertrouwenspersoon

In het wetsvoorstel wordt een aantal basistaken van de vertrouwenspersoon geregeld. Het gaat om de volgende taken:

Het opvangen, begeleiden en adviseren van de werknemer en zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;
Het zo nodig inschakelen van een deskundige of bemiddelaar bij conflicten die verband houden met ongewenste omgangsvormen;
Het adviseren over en behulpzaam zijn bij eventueel verder te nemen stappen door de werknemer en het verlenen van nazorg;
Het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen;
Het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan de werkgever over ongewenste omgangsvormen;
Het geven van voorlichting over ongewenste omgangsvormen en de functie en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon;
Het jaarlijks uitbrengen van een verslag van bevindingen aan de werkgever en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Geheimhoudingsplicht

Op grond van de nieuwe wet heeft de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht. Dit houdt in dat de vertrouwenspersoon geen vertrouwelijke informatie mag openbaren. Het openbaren van vertrouwelijke informatie mag uitsluitend als er een wettelijke verplichting geldt of als de betrokkene daarmee instemt. Houdt de vertrouwenspersoon zich niet aan de geheimhoudingsplicht, dan levert dat een strafbaar feit op.

Bescherming vertrouwenspersoon

De nieuwe wet biedt de vertrouwenspersoon verschillende manieren van bescherming. Een vertrouwenspersoon mag allereerst niet benadeeld worden om een reden die te maken heeft met zijn functioneren.

Daarnaast geldt voor de vertrouwenspersoon een opzegverbod. Dit houdt in dat je als werkgever de arbeidsovereenkomst van de vertrouwenspersoon in principe niet kunt opzeggen.

Tijd en middelen

Een vertrouwenspersoon moet voldoende tijd en middelen hebben om goed te kunnen functioneren. De werkgever moet in een RI&E vastleggen op welke manier een goede taakvervulling van de vertrouwenspersoon wordt gegarandeerd.

Handhaving door de Arbeidsinspectie

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of werkgevers zich aan de wet houden. Als een werkgever bijvoorbeeld geen vertrouwenspersoon heeft aangesteld, kan de organisatie overgaan tot een waarschuwing, eis tot naleving van de wet of een bestuurlijke boete.

Dit betekent de wet voor HR

Aanstellen vertrouwenspersoon

Als je organisatie meer dan 10 werknemers in dienst heeft, ben je verplicht een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Hierbij heb je de vrijheid om te kiezen voor bijvoorbeeld een interne of externe vertrouwenspersoon.

Voor een interne vertrouwenspersoon is het verstandig om te kiezen voor iemand met empatisch vermogen die ervaring heeft binnen je organisatie. Deze persoon moet ook sterk in z’n schoenen staan bij eventuele gesprekken met daders en slachtoffers van ongewenste gedragsvormen.

Een externe vertrouwenspersoon kan een geschikte optie zijn voor kleinere organisaties. In deze omgeving kunnen werknemers zich tenslotte niet vrij voelen om bijvoorbeeld ongewenst gedrag te melden.

Bij een externe vertrouwenspersoon is er in principe meer afstand tot de werkgever en verklein je de eventuele barrières van je werknemers. Het is in ieder geval verstandig om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen die gecertificeerd is door de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen.

Schriftelijke vastlegging taken vertrouwenspersoon

De nieuwe wet kent de vertrouwenspersoon basistaken toe. Als HR-professional is het verstandig om deze schriftelijk vast te leggen in bijvoorbeeld een meldregeling. Op die manier zijn de afspraken voor je organisatie en de vertrouwenspersoon duidelijk en weten beide partijen wat ze aan elkaar hebben. Door de schriftelijke vastlegging van de taken weten je werknemers bovendien wanneer en hoe ze een beroep kunnen doen op de vertrouwenspersoon.

Garantie tijd en middelen

In de RI&E moet je als organisatie garanderen dat de vertrouwenspersoon voldoende tijd en middelen heeft voor een goede vervulling van diens functie. Je kunt er bijvoorbeeld in opnemen dat de vertrouwenspersoon de beschikking krijgt over een spreekruimte, een beveiligde omgeving voor gespreksverslagen en een afgeschermd e-mailadres. Daarnaast kun je schriftelijk vastleggen dat je de vertrouwenspersoon specifieke scholing aanbiedt voor het uitbreiden van kennis.

Instemmingsrecht medezeggenschapsorgaan

Houd er rekening mee dat een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht heeft ten aanzien van het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Hieronder valt ook de regeling tot het verplichtstellen van een vertrouwenspersoon.

De or of personeelsvertegenwoordiging heeft ook instemmingsrecht ten aanzien van de keuze voor een vertrouwenspersoon, diens positionering in de organisatie en de verlenging of beëindiging van de aanstelling. Als je geen vorm van werknemersvertegenwoordiging in je organisatie hebt, moet je werkgever in overleg treden met de werknemers om de aanstelling van een vertrouwenspersoon te bespreken.

Bron: PW.